Ile tak naprawdę kosztuje Twoje cappuccino: Organizacja rachunkowości zarządczej w kawiarni

Twój dzienny utarg bije rekordy, goście są zadowoleni, a barista nie nadąża z nabijaniem paragonów. Wydaje się, że Twój biznes kwitnie. Ale kiedy przychodzi czas na opłacenie czynszu i pensji, na koncie jakoś brakuje środków pieniężnych. Znajoma sytuacja? To klasyczny znak, że patrzysz na swoją restaurację oczami gościa, a nie właściciela.

Problem w tym, że utarg to jeszcze nie zysk. Aby zrozumieć, ile naprawdę zarabiasz, potrzebna jest ewidencja zarządcza. Na prostym przykładzie filiżanki cappuccino wyjaśnijmy, co to jest i dlaczego bez tego każdy lokal gastronomiczny ryzykuje bankructwo.

Ewidencja zarządcza w kawiarni: po co jest potrzebna, skoro jest księgowość?

Co to jest ewidencja zarządcza w restauracji i po co jest potrzebna

Od razu rozgraniczmy pojęcia. Księgowość jest potrzebna dla urzędu skarbowego. Pokazuje ogólne liczby i dba o to, by wszystko było zgodne z prawem. A ewidencja zarządcza w kawiarni to Twój osobisty nawigator. Jest dla Ciebie i Twojego menedżera. Jej głównym zadaniem jest pokazanie realnego obrazu dochodów i rozchodów, abyś mógł podejmować właściwe decyzje zarządcze.

Rola ewidencji zarządczej polega na prowadzeniu ewidencji zarządczej i udzielaniu odpowiedzi na najważniejsze pytania:

• Jaki jest realny koszt własny każdego dania?
• Które pozycje w menu przynoszą zysk, a które ciągną Cię na dno?
• Gdzie idzie każda złotówka i jak można zoptymalizować wydatki?

Bez tych danych zarządzanie restauracją zamienia się w błądzenie po omacku. Ewidencja w branży restauracyjnej jest kluczowym zadaniem.

Jak obliczyć realny koszt własny kawy

Ile więc kosztuje Twoje cappuccino? Pierwsza myśl — zsumować koszt kawy, mleka i kubka. Nazywa się to kosztami bezpośrednimi, czyli food cost. Ale to tylko wierzchołek góry lodowej w ewidencji gastronomicznej.

Prawdziwy koszt własny obejmuje:

1. Koszty bezpośrednie: Ziarno, mleko, cukier, kubek, pokrywka, serwetka.
2. Pośrednie koszty produkcyjne: Czynsz za lokal, opłaty komunalne, pensja baristy i sprzątaczki, amortyzacja ekspresu do kawy. Prowadzenie ewidencji zarządczej w restauracji wymaga uwzględnienia wszystkich drobiazgów.
3. Koszty administracyjne i handlowe: Pensja księgowego, wydatki na reklamę, obsługa bankowa. Ewidencja finansowa musi być kompletna.

Dopiero po obliczeniu i „rozłożeniu” wszystkich tych kosztów na każdą sprzedaną filiżankę, zobaczysz realną rentowność. I może się okazać, że Twój najpopularniejszy napój w rzeczywistości przynosi Ci kluczową stratę. Efektywność pracy każdego pracownika również wpływa na ostateczną liczbę.

Trzy główne raporty w ewidencji zarządczej restauracji

Aby zbudować ewidencję zarządczą w Twoim lokalu, trzeba regularnie zbierać i analizować trzy główne raporty. To podstawa organizacji ewidencji.

1. Raport z przepływów pieniężnych: ile pieniędzy firma ma naprawdę

To najprostszy raport. Pokazuje przepływy pieniężne — ile pieniędzy wpłynęło i ile wypłynęło z Twoich kont i kasy w danym okresie. Pomaga unikać luk płatniczych, ale nie pokazuje, czy jesteś rentowny. Przecież zakup produktów na miesiąc z góry to wydatek dzisiaj, ale będzie przynosił dochód w przyszłości.

2. Rachunek zysków i strat: czy Twój lokal gastronomiczny działa na plus

Oto on, główny dokument dla właściciela! Rachunek zysków i strat zestawia dochody i koszty właśnie za okres sprawozdawczy, niezależnie od tego, kiedy pieniądze zostały zapłacone. To tutaj widzisz czysty zysk lub stratę. Ten raport finansowy to główny wskaźnik efektywności pracy.

3. Bilans: co należy do restauracji i komu jest winna

Pokazuje, co posiada Twoja firma (aktywa) i z czyich środków (pasywa: własnych czy pożyczonych). To migawka stabilności finansowej Twojego biznesu na konkretny dzień. Prawidłowe prowadzenie ewidencji zarządczej jest niemożliwe bez tego dokumentu.

Organizacja ewidencji w restauracji: jak automatyzacja upraszcza proces

Próba organizacji ewidencji w Excelu to droga samuraja: długa, męcząca i z nieprzewidywalnym rezultatem. Ręczne wprowadzanie danych to źródło błędów, które zniekształcają całą sprawozdawczość.

Nowoczesne oprogramowanie i program do ewidencji w kawiarni to ratunek. Automatyzacja ewidencji w kawiarni pozwala:

• Śledzić wszystkie operacje w czasie rzeczywistym.
• Automatycznie generować wszystkie trzy raporty.
• Kontrolować odpisy i zużycie produktów po każdej sprzedaży.
• Uprościć inwentaryzację (na przykład inwentaryzacja w Syrve lub podobnych systemach).

Wdrożenie ewidencji za pomocą oprogramowania to nie luksus, ale konieczność dla kawiarni i restauracji. To podstawa przejrzystości finansowej i efektywności zarządzania. Czas wdrożyć system ewidencji, który będzie pracował dla Ciebie.

Ewidencja zarządcza w branży restauracyjnej to nie nudna księgowość. To potężne narzędzie, które pomaga identyfikować słabe punkty, dostrzegać możliwości rozwoju i pewnie zarządzać swoim lokalem. Przestań zgadywać, zacznij liczyć. A wtedy będziesz dokładnie wiedział, ile naprawdę kosztuje Twoje cappuccino i ile na nim zarabiasz. Gotowy wdrożyć system ewidencji i uporządkować liczby?