Inwentaryzacja w kawiarni: rodzaje, zasady przeprowadzania i dokumentacja

Inwentaryzacja ujawnia rzeczywisty stan zapasów. Właściciele kawiarni często odkrywają rozbieżności na poziomie 10-15% między zapisami księgowymi a rzeczywistymi stanami. Niedobory, psucie się produktów, błędy w odpisach — wszystko to wypływa przy sporządzaniu ewidencji.

Inwentaryzację należy przeprowadzać regularnie, a nie tylko przed kontrolami. Im częściej kontrolujesz stany, tym szybciej znajdujesz problemy. Rachunkowość magazynowa w kawiarni automatyzuje proces i skraca czas liczenia z kilku godzin do 20-30 minut.

Rodzaje inwentaryzacji i kiedy zaczynać

Pełne liczenie obejmuje wszystkie towary w magazynie, kuchni, barze. Przeprowadza się je raz na kwartał lub przy zmianie osoby materialnie odpowiedzialnej. Sprawdza się produkty, napoje, inwentarz, przetwory.

Oddzielny rodzaj — wyrywkowa kontrola krytycznych pozycji. Alkohol, kawę, mięso liczy się częściej, czasem codziennie. Te towary są droższe i sprzedają się szybciej, kontrola tutaj jest surowsza.

Nieplanowana inwentaryzacja uruchamiana jest przy podejrzeniu kradzieży lub poważnych rozbieżnościach w księgowości. Jeśli program pokazuje jedne dane, a fizycznie produktów jest mniej — potrzeba pilnej kontroli jest oczywista.

Warto zacząć od otwarcia lokalu. Pierwsza procedura rejestruje stany początkowe, od których idzie dalsze zużycie. Bez tego niemożliwe jest prawidłowe śledzenie ruchu towarów.

Jak przeprowadzić inwentaryzację samodzielnie

Liczenie wymaga przygotowania. Wyznaczyć komisję z kilku pracowników, aby wykluczyć manipulacje ze strony osób materialnie odpowiedzialnych, minimum dwie osoby liczą, trzecia zapisuje.

Kontrolę należy przeprowadzać po zamknięciu zmiany lub w czasie niepracujący. Podczas sprzedaży dokładne liczenie jest niemożliwe — towar ciągle przemieszcza się między magazynem a kuchnią.

Termin ważności sprawdza się zwyczajnym sposobem równolegle z liczeniem ilości. Przeterminowane produkty odpisuje się osobną linią. Produkty spożywcze wymagają szczególnej uwagi do dat — produkty mleczne, zioła, wypieki psują się szybko.

Wyniki wpisuje się do tabeli lub specjalnego formularza. Rejestruje się nazwę, jednostkę miary, ilość księgową, ilość faktyczną, różnicę. Poprawianie zapisów z mocą wsteczną jest zabronione — to naruszenie.

System ewidencji w kawiarni pozwala prowadzić inwentaryzację w formie elektronicznej. Skanujesz towar — program pobiera stan księgowy, wprowadzasz faktyczny. Różnica liczy się automatycznie.

Automatyzacja procesu przez system POS

Automatyzacja upraszcza przeprowadzanie inwentaryzacji wielokrotnie. System POS przechowuje dane dla każdej pozycji, zna ruch od czasu ostatniej dostawy.

System odpisuje produkty przy przygotowywaniu dań według kart technologicznych. Kelner przebija zamówienie na latte — program odejmuje mleko, kawę, syrop. Teoretyczne zużycie jest zawsze pod kontrolą.

Analiza rozbieżności ujawnia strefy problemowe. Jeśli według menu powinno zużyć się 10 litrów mleka, a faktycznie zużyło się 12 — problem jest w przygotowaniu lub kradzieży. Personel może nalewać więcej niż norma lub wynosić towar samodzielnie.

Sposób integracji z fakturami dostawców oszczędza czas. Wgrywasz dokument od dostawcy — system dodaje towar do magazynu automatycznie. Wybieranie ręcznie każdej pozycji nie jest potrzebne.

Zarządzanie zapasami staje się przejrzyste. Widzisz co się kończy, co trzeba zamówić, co leży bez ruchu. Decyzje zakupowe podejmujesz na podstawie faktów, a nie domysłów.

Praca z rozbieżnościami i przechowywanie danych

Rozbieżności zawsze występują. Zwykły wskaźnik — do 2-3% od obrotu. Wyżej — potrzeba rozpatrywania przyczyn i surowszej kontroli procesów.

Unikanie odpisów jest niemożliwe. Produkty się psują, szkło się tłucze, część towaru ginie przy obróbce. Prawidłowa księgowość uwzględnia naturalne straty i oddziela je od kradzieży lub błędów.

Przechowywanie wyników inwentaryzacji jest obowiązkowe. Dokumenty przechowuje się minimum trzy lata dla kontroli. Elektroniczna księgowość upraszcza archiwizację — wszystkie dane w systemie, dostęp jednym kliknięciem.

Księgowość Syrve integruje się z oprogramowaniem księgowym. Wyniki inwentaryzacji przekazywane są bezpośrednio, duplikacja danych jest wykluczona. Ustawienie połączenia zajmuje jeden dzień, dalej wszystko działa automatycznie.

Zysk bezpośrednio zależy od dokładności księgowania. Niedoszacowanie o 5% oznacza utratę znacznej części marży. Dla kawiarni lub małej kawiarni to krytyczne — różnica między zyskiem a stratą może być właśnie w tych procentach.

Częste błędy przy inwentaryzacji

Pominięcie pozycji — typowy problem. Pracownik zapomina o zapasie w podręcznym pomieszczeniu lub przetwory w lodówce. Kuchnia ma kilka stref przechowywania, wszystko trzeba sprawdzić.

Liczenie podczas pracy lokalu daje zniekształcone dane. Towar się przemieszcza, coś się sprzedało, coś się przygotowuje. Dokładność w takich warunkach jest niemożliwa.

Brak dokumentacji tworzy problemy przy kontrolach. Ustne liczenie nie ma mocy prawnej. Systemowi potrzebne są zarejestrowane dane do korekty stanów.

Ignorowanie terminu ważności prowadzi do kar i ryzyk reputacyjnych. Produkt z upływającym terminem powinien być odpisany natychmiast, a nie księgowany jako dobry towar.

Restasystem współpracuje z lokalami gastronomicznymi każdego formatu. Kawiarni, restauracji, punktów sieciowych — wszędzie potrzeba dokładnej księgowości jest równie ważna. Pierwsza inwentaryzacja w programie zajmuje czas na szkolenie. Druga jest już trzy razy szybsza.

Od jednorazowych kontroli do systematycznej księgowości

Przeprowadzanie inwentaryzacji regularnie to podstawa kontroli nad biznesem. Towar w magazynie musi odpowiadać zapisom księgowym, inaczej tracisz pieniądze.

Automatyzacja procesu przez system POS zmniejsza nakład pracy i zwiększa dokładność. Prowadzenie księgowości ręcznie jest możliwe, ale to długie i grozi błędami. Nowoczesne rozwiązania sprawiają, że zadanie jest prostsze i szybsze.

Inwentaryzacja w kawiarni to nie formalność dla kontroli, a narzędzie zarządzania. Regularna kontrola pomaga unikać niedoborów, zamawiać towary na czas, kontrolować personel i zachowywać zyski.