Jak prawidłowo dobrać personel do kawiarni i zmniejszyć rotację kadry

Personel kawiarni determinuje sukces biznesu nie mniej niż menu lub lokalizacja. Rotacja w gastronomii osiąga 60-80% rocznie — co trzy miesiące trzeba szukać nowych pracowników, szkolić, poświęcać czas na adaptację.

Prawidłowe dobranie zespołu jest trudniejsze, niż się wydaje. CV nie pokazuje rzeczywistego podejścia do pracy, rozmowa kwalifikacyjna daje tylko pierwsze wrażenie. Automatyzacja kawiarni pomaga śledzić efektywność każdego pracownika przez obiektywne wskaźniki: szybkość przetwarzania zamówień, liczba błędów, średni rachunek.

Obliczanie wymaganej liczby personelu

Liczba personelu zależy od formatu lokalu i liczby miejsc siedzących. Na 30-40 miejsc potrzeba minimum pięć osób: kucharz, pomocnik w kuchni, dwóch kelnerów, zmywacz naczyń.

Obliczyć liczbę kelnerów można według wzoru: jeden pracownik może spokojnie obsłużyć 4-5 stolików. Przy większym obciążeniu jakość obsługi spada, goście czekają po 15-20 minut. Liczba kelnerów dostosowywana jest do godzin szczytu — w południe i wieczorem wzmacnia się kadrę.

Kuchnia wymaga obliczenia według obciążenia. Jeden kucharz przygotowuje 15-20 dań na godzinę. Jeśli w szczycie przychodzi 40 zamówień — potrzebne są dwie osoby na linii. Barista w kawiarni radzi sobie z 30-40 napojami na godzinę, przy większym przepływie potrzebny jest pomocnik.

Kierownik potrzebny jest przy kadrze od 8-10 osób. Do tego właściciel może zarządzać procesami samodzielnie, ale dalej kontrolowanie wszystkiego staje się fizycznie niemożliwe.

Poszukiwanie i dobór pracowników do restauracji

Poszukiwanie personelu zaczyna się od jasnego opisu wymagań. Kelner musi umieć pracować z systemem POS, znać menu, szybko reagować na żądania klientów. Barman przygotowuje napoje, pilnuje czystości baru, kontroluje stany alkoholu.

Zatrudniać warto przez kilka kanałów jednocześnie. Branżowe strony z ofertami pracy, rekomendacje obecnych pracowników, lokalne grupy w mediach społecznościowych. Doświadczony personel często szuka pracy przez znajomych w branży, a nie przez ogłoszenia.

Kwalifikacje sprawdza się w praktyce. Próbna zmiana pokazuje prawdziwe umiejętności lepiej niż jakiekolwiek CV. Pracownik może pięknie mówić na rozmowie, ale nie radzić sobie z napływem zamówień w piątek wieczorem.

W doborze personelu pomaga standaryzacja wymagań. Lista kontrolna podstawowych umiejętności dla każdej pozycji upraszcza ocenę kandydatów. Gość powinien otrzymać ten sam poziom obsługi niezależnie od tego, kto go obsługuje.

Obowiązki personelu i podział zadań

Kelner przyjmuje zamówienia, podaje dania, pilnuje czystości stolików, obsługuje płatności. To twarz lokalu dla gościa — od jego pracy zależy wrażenie o całej restauracji. Twarz firmy powinna być uprzejma i uważna.

Kucharz odpowiada za przygotowanie dań według kart technologicznych, kontrolę jakości produktów, przestrzeganie norm sanitarnych. Gotować trzeba szybko i profesjonalnie, szczególnie w godzinach szczytu, gdy w kuchni jest 20-30 zamówień jednocześnie.

Program do księgowania kawiarni automatyzuje przyjmowanie zamówień i przekazywanie ich do kuchni. Kelner nie musi biegać z karteczkami — zamówienie z sali natychmiast pojawia się na ekranie kucharza. Proces pracy przyspiesza, błędy przy zapisie są wykluczone.

Barista pracuje z ekspresem do kawy, zna receptury napojów, pilnuje jakości ziaren i mleka. Musi umieć przygotować klasyczne pozycje i autorskie napoje z menu. Sommelier potrzebny jest tylko dużym restauracjom z obszerną kartą win.

Grafik układany jest z uwzględnieniem obciążenia sali. W dni robocze w południe wystarcza minimalna obsada, w weekendy potrzebna jest pełna kadra. Personelowi ważne jest zapewnienie stabilnego harmonogramu przynajmniej dwa tygodnie do przodu.

Zmniejszanie rotacji kadry w biznesie restauracyjnym

Rotacja personelu kawiarni jest droga. Poszukiwanie, szkolenie, adaptacja nowego pracownika zajmują 2-3 tygodnie. W tym czasie cierpi jakość obsługi, reszta zespołu pracuje z przeciążeniem.

Główne przyczyny zwolnień: niska płaca, brak grafiku, konflikty z kierownictwem, wypalenie. Ważne jest znalezienie równowagi między wymaganiami wobec pracowników a warunkami, które oferujesz. Uwzględnij stawki rynkowe w Twoim regionie i formacie lokalu.

Obsługa klientów wymaga stałego napięcia. Personel pracuje na nogach 8-12 godzin, komunikuje się z różnymi ludźmi, rozwiązuje sytuacje konfliktowe. Wypalenie jest nieuniknione bez odpowiedniej motywacji i wsparcia.

Systemem księgowym można śledzić obciążenie każdego pracownika. Jeśli jeden kelner obsługuje 50 stolików na zmianę, a drugi 20 — problem jest w podziale obciążenia. Ważne jest dostarczenie obiektywnych danych do oceny pracy.

Szkolenie nowych pracowników powinno być uporządkowane. Pierwszy czas nowicjusza przypisuje się do doświadczonego kolegi, stopniowo zwiększając samodzielność. Organizowanie mentoringu jest bardziej opłacalne niż rzucanie osoby do pracy bez przygotowania.

Automatyzacja kontroli pracy personelu

Kontrolowanie każdego pracownika ręcznie jest niemożliwe przy kadrze większej niż 5-7 osób. System zarządzania kawiarnią Syrve rejestruje działania personelu automatycznie: kto przyjął zamówienie, ile czasu zajęło podanie, czy były błędy.

Efektywność kelnera mierzy się średnim rachunkiem, szybkością obsługi, liczbą powtarzających się zamówień z jego stolików. Każdego pracownika można ocenić według obiektywnych wskaźników, a nie subiektywnych wrażeń.

Kontrola sanitarna wymaga codziennego rejestrowania. Książeczka zdrowia musi być aktualna, czystość w kuchni — odpowiadać normom. Śledzenie tego jest prostsze przez listy kontrolne w programie niż przez papierowe dzienniki.

Uruchomienie systemu księgowego zajmuje kilka dni na konfigurację pod Twój lokal. Restasystem konfiguruje prawa dostępu dla różnych ról: kucharz widzi tylko zamówienia do kuchni, kelner — swoje stoliki, kierownik — pełny obraz sali.

Jaka liczba pracowników będzie potrzebna konkretnie Twojemu lokalowi, pokazuje analiza pierwszych miesięcy pracy. Tabela obciążenia według godzin składana jest na podstawie faktycznych danych, a nie teoretycznych obliczeń.

Budowanie stabilnego zespołu w perspektywie długoterminowej

Dobrać personel do kawiarni lub restauracji to połowa sukcesu. Druga połowa to stworzenie warunków, przy których pracownicy nie odejdą po miesiącu-dwóch. Deficyt personelu w gastronomii jest stały, utrzymanie dobrego zespołu jest krytycznie ważne.

W biznesie restauracyjnym specyfika wymaga szybkich reakcji i odporności na stres. Właściciel musi rozumieć obciążenie zespołu i nie wymagać niemożliwego. Zwalniać trzeba rzadziej, gdy istnieje przejrzysty system oceny i uczciwe warunki pracy.

Automatyzacja procesów zmniejsza obciążenie personelu i upraszcza kontrolę pracy. Obsługa większej liczby gości przy tej samej kadrze staje się realna, gdy rutynowe operacje przejmuje program.