Od czego zacząć automatyzację kontroli zapasów w restauracji: plan krok po kroku dla menedżerów

Powiedzmy sobie szczerze: ewidencja magazynowa to najnudniejsza, ale i najważniejsza część branży restauracyjnej. To właśnie tutaj, wśród kartonów z produktami i butelek z napojami, kryją się Twoje pieniądze. Braki, kradzieże, zepsute produkty — wszystko to uderza w kieszeń mocniej niż nieudana kampania reklamowa. A próba prowadzenia ewidencji w zeszycie w XXI wieku to jak próba wyprzedzenia bolidu wyścigowego na hulajnodze.

Wyjście jest jedno — automatyzacja ewidencji magazynowej restauracji. Ale od czego zacząć? Gdzie biec? Co kupić? Bez paniki. Oto plan krok po kroku, który pomoże Ci zautomatyzować ewidencję w restauracji i przejąć kontrolę nad finansami.

Automatyzacja ewidencji magazynowej w restauracji: wybieramy oprogramowanie dla restauracji

Krok 1: Wybór odpowiedniego oprogramowania, aby automatyzacja restauracji działała prawidłowo

Pierwszy i najważniejszy krok — wybrać odpowiednie oprogramowanie dla restauracji. To fundament, na którym będzie budowany cały Twój system automatyzacji. Zły wybór w tym miejscu będzie kosztował drogo: stracony czas, pieniądze i nerwy pracowników.

Na co zwracać uwagę przy wyborze programu dla restauracji?

• Kompleksowość. Idealne oprogramowanie dla kawiarni to nie tylko program do ewidencji. To cały ekosystem, który łączy terminal POS, magazyn, kuchnię i analitykę. Restauracja i system ewidencyjny muszą działać jako jedna całość.
• Specjalizacja. Potrzebujesz programu przeznaczonego specjalnie dla gastronomii, a nie uniwersalnego rozwiązania dla sklepu. Musi on „rozumieć” karty technologiczne, odpisy, pracę z półproduktami.
• Skalowalność. Nawet jeśli dziś masz jedną małą kawiarnię lub restaurację, jutro może to być program dla sieci restauracji. Upewnij się, że oprogramowanie będzie mogło rosnąć razem z Tobą.

Dobry program dla restauracji i system to inwestycja w jakość obsługi i efektywność pracy.

Jak wdrożyć system ewidencji dla restauracji

Krok 2: Przygotowanie i cyfryzacja danych ewidencyjnych dla restauracji

Wybrałeś więc oprogramowanie. Co dalej? Nie spiesz się z instalowaniem go od razu na wszystkich komputerach. Najpierw trzeba przygotować podstawę dla Twojego systemu automatyzacji — dane.

To najbardziej żmudny etap, ale nie da się go pominąć. Musisz:

1. Przeprowadzić pełną inwentaryzację. Policz absolutnie wszystkie stany magazynowe. Tak, to męczące, ale konieczne, aby zacząć z czystą kartą.
2. Stworzyć karty technologiczne. Opisz dokładny przepis na każde danie i napój w menu: ile gramów jakiego produktu przypada na jedną porcję.
3. Wprowadzić wszystkich dostawców. Zbierz w jednym miejscu kontakty, cenniki i warunki współpracy ze wszystkimi Twoimi kontrahentami.

Ten etap to podstawa poprawnej ewidencji dla restauracji. Im dokładniej wszystko wprowadzisz, tym mniej będzie błędów w przyszłości.

Krok 3: Konfiguracja i szkolenie zespołu ds. ewidencji w restauracji

Teraz można instalować i konfigurować Twój system automatyzacji ewidencji. Ale sam program do automatyzacji kawiarni nie zacznie działać. Kluczem do sukcesu jest Twój zespół.

• Szkolenie jest obowiązkowe! Twój kelner, barman, kucharz i menedżer muszą rozumieć, jak pracować w nowym systemie ewidencyjnym. Wielu deweloperów oferuje kursy, na przykład szkolenie syrve (jako znany standard w branży) lub odpowiedniki dla innych rozwiązań programowych. Nie oszczędzaj na tym.
• Ogranicz prawa dostępu. Nie wszyscy pracownicy potrzebują dostępu do wszystkich informacji. Program do ewidencji w branży restauracyjnej powinien pozwalać na elastyczne konfigurowanie, kto co widzi: kelner — tylko swoje zamówienia, a menedżer — pełny raport.
• Uruchomienie testowe. Zanim przeniesiesz cały lokal na nowy system, popracuj na nim kilka dni w trybie testowym. Pomoże to zidentyfikować błędy i „wąskie gardła” bez szkody dla gości.

Automatyzacja restauracji: co zyskujesz po zainstalowaniu programu do automatyzacji kawiarni i restauracji

Gdy system automatyzacji restauracji jest uruchomiony i działa, zyskujesz zupełnie nowy poziom kontroli nad swoim biznesem.

Będziesz mógł:

• Widzieć stany magazynowe w czasie rzeczywistym. Koniec z „ups, skończył nam się łosoś” w godzinach szczytu.
• Kontrolować food cost. Program dla kawiarni będzie automatycznie przeliczał koszt własny dań przy zmianie cen zakupu.
• Analizować sprzedaż. Będziesz dokładnie wiedzieć, które pozycje przynoszą zysk, a które nie.
• Optymalizować zakupy. System podpowie, co i w jakiej ilości należy zamówić.

Cena automatyzacji restauracji Syrve — to nie skomplikowane technologie, to porządek i zdrowy rozsądek. To możliwość przestania gaszenia pożarów i rozpoczęcia strategicznego zarządzania restauracją. Nasz program (każdy wysokiej jakości program do automatyzacji) pozwala uczynić pracę lokalu przejrzystą. To pierwszy i najważniejszy krok na drodze od zwykłego lokalu do wysoce dochodowego projektu w dziedzinie automatyzacji branży restauracyjnej. Gotowy na ten krok?