Odpisy w restauracji: rodzaje, przyczyny i prawidłowa dokumentacja

Odpisy produktów pochłaniają do 15% przychodów restauracji przy braku kontroli. Właściciele zauważają problem po kilku miesiącach pracy, gdy analizują liczby i odkrywają lukę między zakupami a sprzedażą.

Prawidłowe odpisy produktów wymagają zrozumienia przyczyn i metod księgowania. Naturalny ubytek przy przechowywaniu, straty przy obróbce, wadliwe dania, przeterminowane towary — każda kategoria dokumentowana jest inaczej. System ewidencji w restauracji automatyzuje proces i pokazuje, ile naprawdę traci lokal na każdym etapie od magazynu do gościa.

Główne rodzaje odpisów w biznesie restauracyjnym

Zużycie produktów dzieli się na planowane i nieplanowane. Planowane straty uwzględniane są w kartach technologicznych — mięso traci 25-30% wagi podczas obróbki termicznej, warzywa podczas czyszczenia od 15% do 40% w zależności od rodzaju.

Nieplanowane odpisy powstają przez wady, psucie się, błędy personelu. Kucharz przesolił danie — trzeba odpisać składniki. Kelner rozbił talerz z gotowym zamówieniem — kolejny odpis. Każdy przypadek rejestrowany jest osobno.

Strata przy przechowywaniu zależy od warunków w magazynie i kuchni. Nieprawidłowa temperatura w lodówce prowadzi do przedwczesnego psucia się. Naruszenie zasad sąsiedztwa towarów przyspiesza procesy utleniania. Te czynniki muszą być kontrolowane codziennie.

Nadwyżka podczas inwentaryzacji też wymaga odpisu w odwrotną stronę. Jeśli księgowo powinno być 10 kilogramów mąki, a faktycznie jest 12 — różnicę kapitalizuje się. Ale to rzadka sytuacja, częściej spotyka się niedobór.

Karty technologiczne i normy zużycia w kuchni

Technologiczny rachunek dania obejmuje wagę każdego składnika przed i po obróbce. Waga surowych ziemniaków 200 gramów da 140-150 gramów gotowego dodatku. Różnica odpisywana jest jako straty technologiczne.

Karty sporządzane są dla wszystkich pozycji menu bez wyjątku. Sałatka, zupa, danie gorące, deser — dla każdego dania przepisane jest dokładne zużycie produktów. Bez tego niemożliwe jest obliczenie kosztu i kontrola odpisów.

Oprogramowanie dla biznesu restauracyjnego przechowuje karty technologiczne elektronicznie i odpisuje produkty automatycznie przy sprzedaży. Gość zamówił stek — program odjął z zapasów dokładną ilość mięsa, przypraw, dodatku według receptury.

Koszt dania przeliczany jest przy zmianie cen zakupu. Dostawca podniósł cenę wołowiny o 20% — program natychmiast pokazuje nową kalkulację wszystkich steków w menu. Zarządzanie cenami bez tego jest niemożliwe.

Ilość składnika w recepturze wpływa na marżę. Jeśli kucharz dodaje o 30% więcej sera do pizzy niż określono w karcie, faktyczny koszt rośnie, a zysk spada. Kontrola porcji jest krytyczna.

Dokumentacja odpisów i raportowanie

Akty odpisów należy sporządzać dla każdej kategorii osobno. Naturalny ubytek dokumentowany jest jednym dokumentem na miesiąc, wady rejestrowane są przy wystąpieniu, psucie się po upływie terminu wymaga osobnego aktu.

Raport o odpisach formowany jest miesięcznie do analizy struktury strat. Widać po których pozycjach odpisy są powyżej normy, gdzie problem z przechowywaniem, które dania częściej idą na brак. Analiza tych danych to zadanie kierownika.

Miesiąc to wystarczający okres do wykrycia prawidłowości. Jeśli odpisy mięsa są systematycznie wyższe o 5-7%, problem jest albo z dostawcą, albo w warunkach przechowywania, albo w kradzieży. Trzeba badać konkretne przyczyny.

Pełna księgowość wymaga rejestrowania nawet małych odpisów. Rozbito butelkę oleju — 500 mililitrów poszło do aktu. Rozlano mleko przy robieniu cappuccino — odpisano objętość. Bez uwagi na szczegóły obraz jest zniekształcony.

Praca z dokumentacją zabiera czas przy ręcznym prowadzeniu. Akty papierowe, uzgadnianie z księgowością, szukanie błędów — wszystko to spowalnia procesy. Automatyzacja zmniejsza nakład pracy kilkakrotnie.

Kontrola odpisów przez księgowość magazynową

Magazyn to pierwszy punkt kontroli ruchu towarów. Odbiór od dostawcy, wydanie do kuchni, zwrot niewykorzystanych resztek — każda operacja rejestrowana jest w systemie księgowości magazynowej.

Prowadzenie księgowości według partii pozwala śledzić terminy ważności. Mleko przyszło 15-go z terminem do 22-go — program przypomni o potrzebie użycia go w pierwszej kolejności. Towar z kończącym się terminem odpisuje się przed zepsuciem.

Uzgadnianie stanów między magazynem a kuchnią należy robić tygodniowo. Kucharze zamówili 20 kilogramów kurczaka, faktycznie zużyli 18 — 2 kilogramy powinny pozostać w kuchni lub wrócić do magazynu. Rozbieżności wykrywane są natychmiast.

Systemowi wystarczy kilka sekund do wygenerowania raportu o ruchu dowolnego produktu. Kiedy dostarczono, ile wydano, co odpisano, bilans bieżący. Historia może być przeglądana za dowolny okres.

Pomoc automatyzacji jest szczególnie zauważalna przy pracy z wieloma lokalizacjami. Restauracje i kawiarnie w różnych miejscach wymagają scentralizowanej księgowości. Widzenie zapasów we wszystkich magazynach jednocześnie jest krytyczne dla planowania zakupów.

Minimalizacja nieuzasadnionych strat i wpływ na zysk

Zysk bezpośrednio zależy od kontroli odpisów. Jeśli lokal traci 15% produktów wobec normatywnych 8-10%, różnica 5-7% obrotu idzie w próżnię. Na miesięcznych przychodach to znaczące kwoty.

Szkolenie personelu zmniejsza straty z błędów. Kucharz musi dokładnie znać technologię przygotowania dania, kelner — poprawnie przyjmować zamówienia, aby nie powstawały zwroty. Praca według standardów to podstawa minimalizacji braków.

Przechowywanie produktów wymaga zgodności z reżimem temperaturowym i zasadami sąsiedztwa towarów. Ryba obok produktów mlecznych prowadzi do przyspieszonego psucia się obu. Drogi towar jest szczególnie wrażliwy na warunki.

Warto wdrażać kontrolę wydawania z magazynu. Kucharz bierze produkty pod podpis, wieczorem uzgadnia się resztki. Zostanie osobą materialnie odpowiedzialną oznacza odpowiadać za bezpieczeństwo towaru. Zadaniem właściciela jest zbudowanie systemu, gdzie kradzież jest trudna.

Ewidencja pracy kurierów i dostaw też wpływa na odpisy. Kurier rozlał napój podczas transportu — potrzebny akt odpisu. Zamówienie wróciło przez opóźnienie — danie odpisane jest jako odpad.

Systematyczne podejście do księgowania i analizy wydatków

Księgowanie odpisów powinno być częścią ogólnego systemu zarządzania restauracją. Osobne liczenie strat jest nieefektywne — potrzebne jest połączenie z zakupami, produkcją, sprzedażą. Plan zakupów budowany jest na podstawie faktycznego zużycia z uwzględnieniem normatywnych odpisów.

Firma Restasystem integruje wszystkie procesy w jeden system. Od odbioru towaru do odpisu gotowego dania. Pieniądze przestają wyciekać przez szczeliny w księgowości, gdy każdy ruch produktu rejestrowany jest automatycznie.

Kilka kategorii analitycznych pracuje równolegle. Odpisy według rodzajów produktów, według przyczyn, według osób odpowiedzialnych, według okresów czasu. Musi być jasne gdzie dokładnie zachodzą główne straty.

Decyzje można podejmować tylko na podstawie pełnych danych. Czy odpisy są wyższe w weekendy przez większy przepływ gości czy przez brak personelu w kuchni? Rozwiązanie różne w zależności od przyczyny.

Rozpoczęcie pracy z systemem księgowym wystarcza do zrozumienia skali problemu. Pierwszy miesiąc pokazuje prawdziwy obraz strat. Prawidłowo skonfigurowana księgowość zwraca się przez zmniejszenie nieuzasadnionych odpisów już w pierwszych miesiącach pracy.

Wpływanie na rentowność restauracji jest możliwe przez kontrolę każdego procenta strat. Ile lokal traci teraz i ile mógłby tracić przy prawidłowej organizacji — różnica pokazuje potencjał wzrostu zysku. Wystarczy zacząć liczyć, aby zobaczyć rezerwy. Dalszy wzrost biznesu buduje się na dokładnych danych, a nie przypuszczeniach. Poziom kontroli określa wynik finansowy.